EAS Perancangan Perangkat Lunak

Pertemuan - EAS

Nama: Rayhan Almer Kusumah

NRP: 5025211115

Kelas: Perancangan Perangkat Lunak (A)

Tahun: 2024

EAS Perancangan Perangkat Lunak

Soal:

    1. Deskripsikan model bisnis yang dipilih? 

    2. Identifikasi perangkat lunak apa saja yang diperlukan, kemudian jelaskan alasannya? 

    3. Buatkan rancangan perangkat lunaknya ? 

    4. Lengkapi dengan desain database dan desain UI 

    5. Buat Presentasi dan demo hasil rancangan Perangkat Lunak, kemudian upload di Youtube, dan isi lembar monitoring

Jawaban:

    1. Deskripsi Model Bisnis

Model bisnis "overnight hotel stay" mengacu pada layanan akomodasi yang menyediakan penginapan semalam untuk para tamu. Model bisnis ini didasarkan pada beberapa komponen kunci:

1. Lokasi Strategis: Hotel biasanya berada di lokasi yang strategis seperti dekat dengan pusat bisnis, area wisata, bandara, stasiun kereta, atau pusat transportasi lainnya. Lokasi ini memudahkan tamu untuk mengakses hotel dan menarik berbagai jenis pelanggan.

2. Segmentasi Pasar: Segmentasi pasar untuk penginapan semalam meliputi wisatawan bisnis, turis, wisatawan transit, dan individu yang membutuhkan tempat menginap mendadak. Menargetkan berbagai segmen pasar membantu hotel menjaga tingkat hunian yang tinggi.

3. Harga dan Penawaran: Harga kamar dapat bervariasi berdasarkan jenis kamar, fasilitas yang disediakan, musim, dan tingkat permintaan. Beberapa hotel mungkin menawarkan tarif khusus untuk pemesanan last-minute atau paket yang mencakup fasilitas tambahan seperti sarapan atau akses ke fasilitas spa.

4. Fasilitas dan Layanan: Selain menyediakan tempat tidur yang nyaman, hotel juga menawarkan berbagai fasilitas seperti restoran, bar, pusat kebugaran, spa, kolam renang, dan layanan kamar. Layanan tambahan seperti Wi-Fi gratis, parkir, dan transfer bandara juga dapat menjadi daya tarik.

5. Reservasi dan Distribusi: Hotel menggunakan berbagai saluran untuk menerima reservasi, termasuk situs web mereka sendiri, agen perjalanan online (OTA), dan platform pemesanan pihak ketiga lainnya. Sistem reservasi yang efisien dan integrasi dengan platform distribusi membantu hotel mengelola ketersediaan kamar dan memaksimalkan pendapatan.

6. Manajemen Operasional: Operasional hotel mencakup manajemen staf, kebersihan, pemeliharaan, keamanan, dan layanan pelanggan. Efisiensi operasional penting untuk menjaga kepuasan tamu dan menjaga biaya tetap terkendali.

7. Pengalaman Tamu: Fokus pada pengalaman tamu sangat penting dalam industri perhotelan. Umpan balik tamu dan ulasan online dapat sangat mempengaruhi reputasi hotel. Oleh karena itu, banyak hotel berinvestasi dalam pelatihan staf dan teknologi untuk meningkatkan layanan dan interaksi dengan tamu.

8. Pemasaran dan Promosi: Hotel menggunakan berbagai strategi pemasaran untuk menarik tamu, termasuk iklan online, media sosial, program loyalitas, dan kolaborasi dengan agen perjalanan. Promosi musiman dan penawaran spesial juga dapat membantu menarik lebih banyak pemesanan.

Dengan fokus pada elemen-elemen ini, hotel dapat menarik dan mempertahankan tamu, meningkatkan tingkat hunian, dan mencapai keuntungan yang berkelanjutan.

    2. Perangkat Lunak yang Dibutuhkan

Dalam model bisnis "overnight hotel stay", berbagai perangkat lunak diperlukan untuk mendukung operasional, manajemen, dan pemasaran hotel. Berikut adalah beberapa perangkat lunak kunci yang dibutuhkan beserta alasannya:

1. Property Management System (PMS):

   • Fungsi: Mengelola reservasi, check-in/check-out, ketersediaan kamar, dan informasi tamu.
   • Alasan: PMS membantu dalam mengorganisasi operasional harian hotel, memastikan efisiensi dan akurasi dalam manajemen kamar dan layanan tamu.

2. Channel Manager:

   • Fungsi: Mengintegrasikan dan menyinkronkan ketersediaan kamar dan harga di berbagai platform pemesanan online (OTA) seperti Booking.com, Expedia, dan lainnya.
   • Alasan: Memastikan ketersediaan dan harga kamar selalu terbarui di semua saluran distribusi, menghindari overbooking, dan memaksimalkan pendapatan.

3. Booking Engine:

   • Fungsi: Sistem pemesanan online yang terintegrasi dengan situs web hotel.
   • Alasan: Memungkinkan tamu untuk melakukan pemesanan langsung melalui situs web hotel, mengurangi ketergantungan pada OTA dan mengurangi komisi yang dibayarkan.

4. Customer Relationship Management (CRM):

   • Fungsi: Mengelola hubungan dengan tamu, mengumpulkan data pelanggan, dan mengotomatisasi pemasaran.
   • Alasan: Membantu dalam membangun hubungan jangka panjang dengan tamu, meningkatkan retensi tamu, dan melaksanakan kampanye pemasaran yang ditargetkan.

5. Revenue Management Software:

   • Fungsi: Menganalisis data permintaan, menetapkan harga dinamis, dan mengoptimalkan pendapatan.
   • Alasan: Membantu hotel menetapkan harga yang optimal berdasarkan permintaan pasar, tren, dan faktor lainnya untuk memaksimalkan pendapatan.

6. Point of Sale (POS) System:

   • Fungsi: Mengelola transaksi penjualan di restoran, bar, spa, dan fasilitas lainnya di hotel.
   • Alasan: Menyediakan pelacakan penjualan yang efisien, integrasi dengan PMS, dan meningkatkan pengalaman tamu melalui transaksi yang cepat dan akurat.

7. Accounting Software:

   • Fungsi: Mengelola keuangan hotel, termasuk pelaporan keuangan, penggajian, dan pengelolaan pengeluaran.
   • Alasan: Memastikan akurasi keuangan, mempermudah pelaporan keuangan, dan membantu dalam perencanaan anggaran.

8. Housekeeping Management Software:

   • Fungsi: Mengelola jadwal dan tugas housekeeping, melacak status kebersihan kamar.
   • Alasan: Memastikan kamar selalu siap untuk tamu baru, meningkatkan efisiensi housekeeping, dan menjaga standar kebersihan hotel.

9. Guest Feedback and Review Management:

   • Fungsi: Mengumpulkan, mengelola, dan menganalisis umpan balik tamu.
   • Alasan: Membantu hotel memahami kepuasan tamu, menangani keluhan, dan meningkatkan layanan berdasarkan umpan balik yang diterima.

10. Security Software:

    • Fungsi: Mengelola keamanan fisik dan digital di hotel, termasuk kamera CCTV, kontrol akses, dan perlindungan data.
    • Alasan: Menjamin keamanan tamu dan staf, serta melindungi data sensitif dari potensi ancaman.

Dengan menggunakan perangkat lunak ini, hotel dapat meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan pengalaman tamu, dan mengoptimalkan pendapatan serta profitabilitas.

    3. Rancangan Perangkat Lunak

Membuat rancangan perangkat lunak booking engine untuk hotel melibatkan beberapa komponen kunci yang harus dipertimbangkan agar sistem ini efisien, user-friendly, dan mampu menangani berbagai kebutuhan operasional. Berikut adalah rancangan untuk perangkat lunak booking engine:

Arsitektur Sistem

a. Frontend:

• Teknologi: HTML, CSS, JavaScript, React/Vue/Angular
• Fungsi:
  • Antarmuka pengguna yang responsif untuk pencarian kamar, pemesanan, dan pembayaran.
  • Formulir pencarian dengan filter (tanggal, jumlah tamu, tipe kamar).
  • Tampilan hasil pencarian kamar yang mencakup harga, deskripsi, dan ketersediaan.
  • Proses pemesanan yang meliputi input data tamu, pilihan tambahan (add-ons), dan ringkasan pemesanan.
  • Integrasi dengan gateway pembayaran untuk transaksi online.

b. Backend:

• Teknologi: Node.js/Java, Python, Ruby on Rails, MySQL/PostgreSQL
• Fungsi:
  • Manajemen database untuk menyimpan informasi kamar, harga, ketersediaan, dan data tamu.
  • API untuk komunikasi antara frontend dan backend.
  • Integrasi dengan Property Management System (PMS) untuk sinkronisasi ketersediaan kamar dan harga.
  • Modul otentikasi dan keamanan untuk melindungi data pengguna dan transaksi.

Fitur Utama

a. Pencarian dan Pemesanan Kamar:

• Pencarian kamar berdasarkan tanggal, jumlah tamu, dan preferensi.
• Tampilan hasil pencarian dengan opsi filter dan sort.
• Informasi detail kamar (deskripsi, fasilitas, foto).
• Proses pemesanan yang intuitif dan mudah diikuti.

b. Manajemen Ketersediaan dan Harga:

• Sinkronisasi otomatis dengan PMS untuk mengupdate ketersediaan dan harga kamar secara real-time.
• Fitur harga dinamis untuk menyesuaikan harga berdasarkan permintaan dan musim.

c. Pembayaran Online:

• Integrasi dengan berbagai gateway pembayaran (kartu kredit/debit, PayPal, transfer bank).
• Keamanan transaksi dengan enkripsi SSL/TLS.

d. Manajemen Pemesanan:

• Dashboard untuk melihat dan mengelola pemesanan yang masuk.
• Notifikasi email dan SMS untuk konfirmasi pemesanan dan pengingat.

e. Akun Pengguna dan Riwayat Pemesanan:

• Sistem pendaftaran dan login untuk tamu.
• Riwayat pemesanan yang dapat diakses oleh tamu.
• Fitur perubahan dan pembatalan pemesanan.

f. Review dan Feedback:

• Formulir ulasan untuk tamu setelah menginap.
• Tampilan ulasan di halaman kamar.

Flowchart Sistem

a. Proses Pencarian dan Pemesanan:

1. Tamu memasukkan detail pencarian (tanggal, jumlah tamu).
2. Sistem mengirimkan permintaan ke backend.
3. Backend memeriksa ketersediaan kamar di database dan PMS.
4. Hasil pencarian dikirim ke frontend dan ditampilkan kepada tamu.
5. Tamu memilih kamar dan melanjutkan ke proses pemesanan.
6. Tamu mengisi detail pribadi dan memilih metode pembayaran.
7. Backend memproses pembayaran dan menyimpan detail pemesanan.
8. Konfirmasi pemesanan dikirimkan ke tamu melalui email/SMS.

b. Proses Sinkronisasi Ketersediaan dan Harga:

1. PMS mengirimkan update ketersediaan dan harga ke booking engine.
2. Backend memperbarui database dengan informasi terbaru.
3. Frontend menampilkan informasi terbaru kepada pengguna.

Keamanan dan Privasi

• Penggunaan enkripsi SSL/TLS untuk melindungi data selama transmisi.
• Hashing password dengan algoritma yang aman.
• Compliance dengan regulasi privasi data seperti GDPR.
• Audit log untuk mencatat aktivitas penting dalam sistem.

Testing dan Deployment

a. Testing:

• Unit testing untuk setiap komponen individu.
• Integration testing untuk memastikan semua komponen bekerja bersama dengan baik.
• User acceptance testing (UAT) untuk memastikan sistem memenuhi kebutuhan pengguna.

b. Deployment:

• Penggunaan platform cloud seperti AWS, Azure, atau GCP untuk hosting.
• Proses CI/CD (Continuous Integration/Continuous Deployment) untuk update dan perbaikan yang cepat.

Pemeliharaan dan Pembaruan

• Tim IT untuk pemeliharaan rutin dan monitoring sistem.
• Pembaruan berkala untuk memperbaiki bug dan menambah fitur baru berdasarkan umpan balik pengguna.

Rancangan ini memberikan kerangka kerja untuk mengembangkan booking engine yang efisien, aman, dan dapat diandalkan untuk hotel.

    4. Desain Database dan Desain UI 

Desain Database

a. Tabel Kamar:

• Fields: ID, Tipe Kamar, Deskripsi, Harga, Status Ketersediaan, Foto.

b. Tabel Pemesanan:

• Fields: ID, ID Kamar, Nama Tamu, Tanggal Check-in, Tanggal Check-out, Jumlah Tamu, Status Pemesanan, Metode Pembayaran, Total Harga.

c. Tabel Pengguna:

• Fields: ID, Nama, Email, Password (hashed), Nomor Telepon, Alamat.

d. Tabel Review:

• Fields: ID, ID Kamar, ID Pengguna, Rating, Komentar, Tanggal Review.

Desain UI

    5. Dokumentasi

Link Demo: Demo EAS PPL